Сегодня разработано много программ, которые позволяют ускорить и облегчить рабочий процесс, и минимизировать количество ошибок при вводе данных.
Определение
Под бухгалтерским учетом понимается ведение всех доходов, расходов, перемещений и списаний объектов движимого, недвижимого имущества, материальных ценностей и других операций, которые производит фирма во время своей деятельности. Учет всех данных ведется строго по правилам, которые установлены Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Действия организации оформляется и подтверждается первичными документами, такими как акт, товарная накладная, приказ, договор и другие. Названная документация и является источником информации для внесения данных в систему бухучета.
Первичная документация
Документ, подтверждающий факт сделки, называется первичным документом. В нем указана достоверная информация, которая формирует расходы/доходы организации и влияет на формирование налоговой базы предприятия.
Вся первичная документация должна включать следующие реквизиты:
- наименование документа
- дата создания
- наименование экономического субъекта, составившего документ
- содержание проводимых действий
- информацию о стоимости услуг
- информацию о натуральных показателях (количество, литры, штуки и другие)
- данные об ответственных лицах
- подписи сторон
Виды первичных документов
Формы первичных документов закрепляются в учетной политике организации.
Основными видами такой документации являются:
- договор – документ, который фиксирует намерение о совершении сделки. В нем отражаются данные о реквизитах сторон, характере сделки, сроках, месте и дате сделки, порядке разрешения споров и форс-мажорных обстоятельств. Также в договоре прописывается предмет и стоимость услуги, товара или работы. Договор заключается на каждую сделку отдельно или на год (для постоянных партнеров). Стоит отметить, что договор является первичных документом, лишь в случае, когда это предусматривает учетная политика организации и на основании его данных возможно сделать бухгалтерскую запись;
- счет на оплату – документ, в котором установлена цена продавца за услугу или товар. Как правило, форма счета разрабатывается предприятием самостоятельно с указанием условий сделки, наименования товара (работы или услуги), стоимости, порядка отгрузки и другую информацию. Данный документ подписывается только одной стороной – продавцом. Оплата по счету покупателем – факт подтверждения согласия со всеми условиями поставщика;
- платежные документы – документы, которые подтверждают факт оплаты. К ним относят: кассовый и товарный чек, платежное поручение, бланк строгой отчетности;
- товарная накладная – документ, который отражает информацию о списании товарно-материальных ценностей и отпуска покупателю. Документ подписывается двумя сторонами и делается в двух экземплярах и передается каждому участнику сделки;
- акт выполненных работ – документ, отражающий информацию об оказании услуги или выполнения работы. Документ подписывается двумя сторонами;
- счет-фактура – дополнительный налоговый документ, который передается продавцом вместе с актом или товарной накладной и используется для принятия НДС к учету. Счет-фактура не является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.
Отражение операций в бухгалтерском учете
Услуги по ведению бухгалтерского учета - это фиксация всей информации на бухгалтерских счетах. При этом каждый счет предназначен для хранения конкретных данных об объектах. Записи ведутся одновременно по дебету и по кредиту.
Далее формируется база данных, на основании которой формируется бухгалтерская отчетность. Поэтому очень важно правильно и своевременно вносить информацию, отраженную в первичных документах. В противном случае, можно столкнуться с расхождением фактических данных о товаре и записями в бухгалтерском учете.
Практические советы и рекомендации
Обработка первичной документации – это рутинная ручная работа: создается контрагент, обновляется номенклатура при необходимости, вносятся данные о количестве и стоимости и другие параметры. Наличие человеческого фактора не исключает появление ошибок.
Для снижения риска внести ошибочные данные рекомендуем:
- обращаться за помощью в профессиональные фирмы, предоставляющие бухгалтерские услуги
- перейти на электронный документооборот, используя сервисный автоматический ввод данных первичных документов
Подобные программы не только позволяют избежать ошибок, но и ускорить работу бухгалтера.
Алгоритм процесса ввода данных следующий:
- загружается скан первичного документа
- распознание системой данных и сверка с имеющейся информацией в базе
- в случае сомнений, система подсвечивает поля, в которых бухгалтер указывает достоверный вариант
- документ вносится системой в учетную программу
